誰想成為責任長官?

究竟什麼是責任長官?

線索其實就在名稱裡。是公司的「長官」(通常是董事)，且他們必須「負責」。

當然，這不能說明什麼，不是嗎？

當談到FATCA和QI法規時，QI和FFI協議已清楚界定這些人員的職責，法規本身也有直接引用。

重要的是要記住這不是遊戲。這些都是具有法律約束力的合約義務，貴公司必須對其負責，而您作為指定的責任長官(Responsible Officer，簡稱RO)，是貴公司指定代表公司承擔這些義務的人。

這兩個框架也是反逃稅法規的一部份，所以您不能將這些推給下一層人員。QI和FFI協議規定公司有義務指派RO，這些協議也定義了應報告的違規事項，根據我們的經驗，這些事項通常是重大缺失和違約事件。所以問題來了，您是擔任這個角色的適當人選嗎?

 

授權(authority)的重要性

令人驚訝的是，許多金融公司並未掌握責任長官這個職位的重要性，而更令人驚訝的是，我們遇過的許多責任長官實際上並不符合責任的標準。因此，讓我們來回顧一下。

責任長官的標準被描述為擁有「足夠權限」執行組織合約條款的人。這不能委託給其他人的另一個原因，也是為什麼責任長官通常是董事，或至少是部門主管。但這裡有一個問題，那就是大多數金融公司在某種程度上都是各自為政。他們的管理結構只會在組織的最高層會面，說得直白一點，最高層的人可能知道大局，但他們對營運層面上發生的事情知之甚少。執行層級的人員也是各自為政，這意味著他們通常知道自己部門發生了什麼事，但可能不瞭解為什麼要求他們做某事，而且對具體的QI或FATCA法規知之甚少或完全不瞭解。他們對企業其他地方的情況也了解有限，當然也沒有權限！

IRS對此的解決方案不是根本解決問題 – 而是在合約中讓責任長官承擔責任。

例如，在QI合約中，營運週期包含4個部份：

1. 記錄帳戶持有人 – 這影響到客戶開戶、年度帳戶審查和KYC。
2. 預扣稅款 – 涉及企業活動的所得分配、
3. 將稅款存入美國財政部 – 這涉及財務部門。
4. 申報 – 對大多數機構而言，這現在是一個獨立的部門，或者是合規職務的一部分。

所有這些營運組件都是相互連結的。因此，如果您的公司在某個領域制定了政策(例如，讓美國人開戶)或犯了程序性錯誤(未正確驗證稅表)，很可能會影響到其他每個領域。這甚至可能使公司暴露於他們認為自己沒有的法規義務和風險，而其他領域甚至可能不知道，因為這並不在他們的孤立單位中。

這是責任長官不僅必須擁有最高層級的權限，還必須對細節有足夠的瞭解，以便能夠評估QI合約和/或美國法規是否被遵守的重要原因之一。

根據我們的經驗，許多責任長官來擔任此職務時，並未充分瞭解此職務的內容。有時候，他們只是因為沒有人願意做這份工作而被推選出來–這難以激勵他們做好工作。這也經常被視為現有職務的附屬工作(也就是說，這並非全職工作，而是某人日常工作附加部份)。在小型公司，這也許沒問題，但在大型公司，這絕對無法通過審查。在這種情況下，這個角色通常最後會被加到法遵部門的職掌中，但即使在這裡，強加在金融公司身上的現有監管負擔也是如此之高，以至於美國證券市場通常只代表公司業務的一部分，而且很少獲得所需的關注。

 

所以需要什麼?

現在最大的問題是，您是否能夠不僅在策略層面，也在控制和細節層面，勾選所有方塊？以下是您必須具備的。

首先是書面的合規文件，說明公司將如何：

• 履行其合約義務，記錄您客戶的稅務狀態及任何租稅優惠協定的請求。不，您不能依賴KYC程序來達到此目的。
• 預扣稅款或安排金融交易對手在企業活動中預扣稅款。
• 向美國財政部存入稅款，並
• 在1042-S、1042和8966(FATCA)表單申報

重要的是要了解您可以外包或委託其中一些活動 – 像存入稅款。但您不能外包或委託法律責任。您仍需承擔委派的任務。

 

您的合規計畫應包含哪些內容？

合規計畫文件的內容和品質將因貴公司的客戶類型和貴公司所提供的金融產品，以及貴公司所採用的風險政策而有所不同。

在這些文件中，政策是一項堅定且明確的聲明，說明公司希望如何對特定情況做出反應。例如，您是否允許美國人開戶？該政策將簡單地表示是或否。程序則是詳細說明如何執行該政策。繼續我們的例子，如果您不允許美國人開戶，您如何知道您的帳戶持有人不是偶然的美國人(an accidental American)？您如何保護公司避免這類事件發生？

每個程序都有 4 個組成部分：

• 負責人
• 觸發
• 活動
• 結果

合規計畫應確定誰對某項程序負責，以及何者會觸發該程序。一旦觸發，它會詳細說明發生了什麼活動，以及該活動可能產生的結果。任何一項政策都可能有多項相關程序。有些程序可能是由另一個程序的結果所觸發，這就是推定規則的運作方式。

最重要的是，請瞭解身為責任長官，您可能需要讓多個部門的人員參與起草您的合規計畫。若根據我們的經驗，其他人認為您做的事與您實際做的事並不一樣，而兩者之間的差異(以及法規規定您可以做和不可以做的事 很容易讓您陷入困境。請記住，身為責任長官，您是IRS的眼睛跟耳朵，而合規計畫是他們的控制與監督機制，您有合約義務使用該機制。

培訓與解釋：當您寫好政策與程序並通過後，您可能會認為您有時間坐下來放鬆一下。那就大錯特錯了。現在，您必須培訓相關的員工，解釋該文件的內容，讓他們知道何時該做什麼。我們進行過許多獨立的「有效控制評估」(也稱為 AoEC)，並發現有些員工甚至不知道有「合規計畫」，更遑論其中的內容。相反，他們是透過直屬主管的口耳相傳獲得資訊。

科技是您的朋友：責任長官也涉及科技技術層面，因為大多數公司都有儲存和管理資料、文件與流程的電腦系統。責任長官必須熟知所涉及的系統，並制定監控程序，以便在發生任何重大IT變動時(即使沒有法規變更)獲得通知。同樣地，如果法規發生變更，即使沒有技術變更，責任長官也必須能夠向IT管理人員提出這些問題，以確保系統總是在正確的時間做正確的事。這可以簡單到W-8版本號的變更。如果您使用的是數位替代表單，就必須是正確的版本，而且從新表單發行到強制日常使用，您只有6個月的時間因應 – 包括新版本中的任何資料或功能變更。

提出疑慮：美國法規也規定了特定的程序，讓組織內的人員可以對公司是否遵守其QI協議提出疑慮。這就是IRS認為這一點的重要性。許多公司指出他們的吹哨者政策，但這與提出疑慮截然不同。吹哨者政策只是保護員工不會因為他們提出的問題而被不當對待或開除。提出疑慮的程序也應該這樣做，但也應該包括由責任長官執行的審查程序，以確定潛在缺失的類型、其對公司合約義務的重要性，以及進行任何必要變更的補救程序。

 

這一切完全都牢牢地站在責任長官的門口。您不能在IRS的QAAMS入口網站或W-8IMY表單寫上您是責任長官，並認為如果出了問題，您可以指向其他人。僅僅有良好的意願並不能解決問題，責任在於您自己。

如果您不確定一切是否符合要求，我們可以提供一些協助。我們可以執行「有效控制評估」，為您提供詳細報告，說明您的控制措施實施得如何，以及哪些地方需要改進。您也可以註冊我們的「Tax Compliance Toolkit」使用「合規計畫建置工具(Compliance Program Builder)」，它可以幫助您開始建立適當的合規計畫。如果您有任何問題，請立即與TConsult團隊聯繫。