在北半球，八月通常被稱為「暑假」。我們許多人都會去度假、享受陽光和充分的休息。但南半球的人則處於冬季之中，仍然非常忙碌。可悲的是，度假並不代表法規也會讓您放假 – 期限就是期限，如果您因為員工放假而錯過截止日，那麼您將無法獲得任何幫助。
因此，如果您想保持領先，以下是您在八月份需要做的事情。
準備您的美國報稅表
信不信由您，現在是時候開始準備1042表單的美國報稅表了。大多數QI和NQI早在一月或二月就已申請展延，這表示您的展延截止日期將會在9月14日。但等到最後一分鐘才準備妥當，絕對不是一個好主意。
您的1042表將需要與您自己所有的1042-S和您提交的任何修訂，還有您從交易對手收到的上游1042-S的總和進行比對。如果您是非預扣式QI，您不需要填寫方格1-59，這可以讓您鬆口氣！相對地，您只需要將總數填入方格59和60。但如果您是預扣式QI，則需要填寫方格1-59。但請記住，每個方格中的金額應與納稅義務期間相符，而不一定與您向美國財政部繳納時的時間相符。
別擔心，這並不像聽起來那麼可怕！感謝新成立的合格與授權中介機構協會(Association of Qualified and Authorised Intermediaries, AQAI)的努力，您今年的1042表不需要電子化。它仍然可以用紙本來完成 – 您只需要確保您得到正確的地址，並且非常確定您以掛號方式寄送。如果IRS說他們沒有收到(這已經發生過好幾次)，您就需要能夠證明寄送的情況以避免問題。這可能而且確實讓不少公司陷入困境。
我們最近遇到一家微型QI公司，他們無法證明自己寄出1042表單。IRS拒絕收件，然後又拒絕了他們定期審查豁免的請求。所以現在他們有6個月的時間完成定期審查並做認證。這都是因為他們沒有郵資證明！這是一個如此簡單的錯誤，但對於微型QI來說，成本加起來很容易就超過他們徵收的稅款。
還有一點關於1042報稅表的注意事項。如果有人幫您準備1042，而且他們已獲得報酬，那麼他們將需要有IRS核發的PTIN，而且必須顯示在1042表第一頁的下方。
準備W-8更新
您需要做的另一件大事是開始計劃更新所有到期的W-8。大多數公司都知道，這些表格的有效期為三年，從簽署的那年年底算起。這表示所有在2021年簽署的W-8將於2024年12月31日到期。如果您像許多公司一樣，使用這些W-8來收集FATCA狀態和租稅協定優惠申請，那麼更新程序就非常重要，並可能佔用大量資源。尤其是，如果W-8申報了協定優惠，而客戶沒有續期，您就需要將他們的稅率從較低的協定稅率變更為法定的30%。對於QI而言，這需要將他們的資產轉入不同的稅率池帳戶，這對您來說並不理想。您的客戶可能也會相當不高興！因此，如果您打算在9月進行更新，您最好在8月之前就制定好計劃。
您也可以趁此機會看看一些替代方案。IRS允許數位、電子簽署的替代W-8表單，我們TConsult就有這樣的系統。它被稱為投資人自我聲明(Investor Self-Declaration 或 ISD)。使用ISD來取代紙本W-8表單是省去手動驗證程序的好方法，也可以透過事先識別應申報的客戶，協助您對FATCA和CRS進行盡職調查。我們的ISD系統不僅會將數位ISD傳回給您和您的客戶，也可以使用API來預先填寫ISD，讓客戶更容易完成更新，並將原始資料傳回給金融機構，供其FATCA和CRS資料庫使用。我們也已將ISD整合至KYC專家Muinmos，因此如果您正在使用他們的平台，您已經可以切換至我們的ISD，只要詢問您的Muinmos關係經理即可。
完成這些所有事項後，就去享受您的假期吧！九月份有很多事情要做，所以請盡可能利用這段安靜的時間。如果您需要任何協助或支援，歡迎隨時致電TConsult – 我們的專家將很樂意為您提供協助。