March 15, 2024 • 7 minute read
Amanda specialises in FinTech, digital marketing, and data analysis. She has worked for large financial institutions and FinTech startups in Taiwan, and now works across international tax compliance supporting TConsult’s clients in Taiwan.
Amanda is a strong communicator with a deep understanding of her local market, allowing her to design and deliver the service that clients in Taiwan need to meet their obligations.
美國的稅收制度是世界上最大的制度之一，意味著其變動將會對更廣大的市場帶來連鎖反應。FATCA是近期史上最大的變革之一，且對其他稅務市場的運作造成許多根本性的改變。特別是，確保金融機構需要使用一些美國W-8系列表單來收集客戶的FATCA(美國稅務)狀態訊息。
W-8系列表單是美國國稅局(IRS)不定時更新的紙本表單，有以下幾種類型：
W-8表單為IRS做了一些事，任何時候有大約9億份W-8表單在流通。它們都有一個共通點 – 需要被驗證。
W-8表單涉及美國國內稅收法(或IRC) – 第4章(FATCA)與第3章(QI/NQI).
我特別按次順序說明，因為那是IRS法規要求遵循的盡職調查與驗證法規。這兩章都有對支付給客戶的美國來源FDAP所得課徵稅款的可能性。在第4章中稅率是30%，而第3章下稅率為30%或較低的租稅優惠協定稅率。這些法規基於非重複徵稅原則(亦即，如果第4章中有預扣稅款，則第三章無需預扣稅)。如果在第4章沒有需要預扣的稅款，那麼在第3章中的預扣稅款則依據W-8所聲明的正確稅率預扣 – 前提是W-8有被正確地驗證。
更複雜的是，最新版本的W-8還包括公開交易合夥事業(PTP)權益出售收益徵稅的規定。這增加了更多複雜度，還改變了表單驗證後的流程。
這些複雜的預扣稅規則全部源自於W-8的存在，以及要求金融機構驗證表單的方式。正如您已經看到的，這並不像表面上看起來那麼簡單，當然也不像某些IT人員想的那麼簡單。所以，讓我們一起來仔細看看W-8表單的驗證及其必須經歷的流程。如果您正在追蹤現代數位化趨勢，則需要建立一個完整的稅務邏輯環境，以確保您最終不會受到IRS嚴重的懲罰或更糟的結果。
最新版本的W-8還包括出售公開交易合夥事業(PTPs)權益收益徵稅的法規。這增加了更多複雜度，還改變了表單驗證後的流程。
任何非IRS發布的紙本表單都稱為替代表單。只要採取額外措施並遵守替代表單的正確規定，替代表單是被允許甚至是鼓勵的。例如：
一些公司決定在自己的內部IT系統建立W-8表單，以此讓他們的客戶在表單上進行電子簽名。只要符合電子簽名的規定，這樣做是可以的。
其他公司嘗試數位化W-8，使得紙本表單(或傳真)不復存在。這樣做不好，因為IRS法規要求提供表單的列印件。因此，雖然數位簽名是可行的，但需要有一份實體副本
在所有這些情況下，都有特定額外法規需要遵守，這樣您可以使用替代表單而非IRS原始表單。當然，這不代表人們試著繞過它。有些公司試圖透過在他們的KYC和AML開戶系統中增加勾選框，要求客戶確認他們是否為美國人，來規避法規。非常聰明，但也很不被允許。那是因為有幾項與使用W-8相關的任務，無法使用勾選框方法完成。
在最好的情況下，美國對W-8的法規可能很複雜。無論您正在使用替代表單或正版表單，您還需要通過三項測試，以確保您符合相關規定。如果您是金融機構，那麼您將是表單的「請求者」，您必須向客戶徵求W-8表單的方式與時間都有規定。測試方法如下：
測試1：「表面效度」測試，也稱為VOTF。要通過此測試，請求者必須檢查以確保表單是正確的表單類型、正確的版本，且表單上的資料與內部一致。這比聽起來更困難，因為大部份的請求者不想(或沒有獲得許可)提供稅務建議 – 因此他們不想告訴他們的客戶應該填哪種表單。當您收到表單時，您必須判斷表單的類型是否正確。我們最常見的錯誤是收到客戶的W-8BENE，卻發現客戶實際上是一家金融機構。因為W-8BENE是唯一正確表單的情況是，他們開立的帳戶是為他們的自有資產，而不是客戶的資產所開設。
我們在測試1情況已經開始變複雜！
一旦您找到正確的表單類型，還需要檢查是否為最新版本。同樣，這不像聽起來那樣簡單。例如：如果您只是為第4章(FATCA 狀態)收集表單，那麼表單是「常青」的，代表只在狀態改變時才變成失效。但如果您是為了第3章和第4章收集表單，那麼表單的有效期自簽署當年底起算三年有效。這些表單的最新版本(撰寫本文的時間點)是2021年10月。當我們談到更新時，您將需要追蹤這項。
最後，您必須確保表單上的所有資料都是正確且一致的。這意味著表單中沒有任何部份是無法根據申請人所說的內容得到的，而您需要明確確定這一點。我們看到很多人在填寫W-8BENE和W-8IMY時犯了這個錯誤，因為這些表單複雜很多。事實上，大部份金融機構對這類型的客戶依然使用原始紙本表單和人工驗證程序，即使他們有針對個人的數位版本，只因為這樣驗證更簡單。
以上只是測試1！準備好開始測試2？
測試2：如果表單通過第一個測試，那麼您必須將表單與來自請求者的其他資料再次核驗。現今這要容易得多了，因為大多數KYC與AML資訊採數位化方式收集和儲存。儘管如此，您仍然必須能夠證明您已經完成測試。這代表要詢問 – W-8表單上的資料是否與您的KYC和AML資料庫中的資料相符? 如果不一致，則必須拒絕W-8表單並從客戶端得到另一份表單。如果全部都符合，則需要確保您有審查軌跡，以顯示執行了此測試並且表單通過測試。
測試3：現在是第三個也是最後一個測試。在這個階段，請求者必須檢查兩件事 –「有理由知道」或「實際知識」。由於IRS喜歡把最好的留到最後，因此這是最複雜也是風險最大的測試，因為這不是以資料為基礎的測試。但是結果必須記錄起來，以便請求者可以證明他們已向審查者正確地驗證過表單。
問題是 – 是否有其他情況給予請求者實際知識，或有理由了解表單中的陳述不真實或有誤導性?這點尤其重要，答案可能不會出現在您的資料或文檔紀錄裡，因此這高度依賴您的知識與判斷。如果一個合理、獨立、謹慎的人在相同因素下得出相同的結論，那麼您就跨越了「有理由知道」的界限。如果您有理由知道或實際知識，那麼您就需要應用適當章節的推論原則。
喲!有很多事情要進行。而這是最關鍵的一點。如果您收集W-8表單，不可：
這些還不夠。相反地，您可能想要使用數位電子簽名替代表單。在三年內，您只需用數位表單取代紙本表單，就能將所有客戶都進入數位化環境，因為舊表單自然而然過期。
別忘記，如果您是QI，這將是您的獨立審查人員在定期審查期間查看的第一套測試。這是第一道關卡，如果您不能證明您已經對每個單一客戶進行測試，那麼可能被視為重大缺失或違約事件，這兩種情況皆會危及您的QI和FATCA狀態。
在TConsult，我們太常看到這些問題。因此我們設計、建制並推出投資人自我聲明表單(ISD平台)，平台上所有W-8系列表單(以及W-9)具備數位電子式簽名版本。在此系統中，我們進行超過200個測試為了驗證這些替代表單，以致於金融機構無論是QI或NQI，可以對其開戶流程有信心。我們還與Muinmos的KYC/AML平台合作，代表我們可以為更廣大的市場提供完全數位化的體驗。有了我們的系統與支援，金融機構就能確保每次都能符合驗證的要求。如果您想了解更多，請立即聯繫我們的團隊。