Ross McGill

April 23, 2024|10 Minutes

Your W-8 Questions Answered

In W-8

In our last blog about W-8 forms, we talked a bit about what they are and what they’re used for. We got a lot of questions about W-8 forms off the back of that post, so today I thought it would be a good idea to gather some of them together and answer them. I promise I’ll do my best to not answer each one with ‘it depends’!

If you need an update on the basics of a W-8, click here to read the last article. Otherwise, let’s get into it.

Who Needs to Complete W-8 Forms?

Any non-US investor trying to open an account with a broker or a custodian bank will almost certainly be asked to provide a W-8 (or a W-9 if they’re American). The institution will ask you to fill one in or collect the information they need from their website (called a substitute W-8).

Which Countries Have Double Tax Treaties with The US?

This is a tricky one because double-tax treaties are changing all the time. However, I can tell you that at the time of writing, there are approximately 65 countries that have a tax treaty with the US. Get ready for a long list, because that includes:

  • Armenia
  • Australia
  • Austria
  • Azerbaijan
  • Bangladesh
  • Barbados
  • Belarus
  • Bulgaria
  • Canada
  • Chile
  • China
  • Cyprus
  • Czech Republic
  • Denmark
  • Egypt
  • Estonia
  • Finland
  • France
  • Georgia
  • Germany
  • Greece
  • Iceland
  • India
  • Indonesia
  • Ireland
  • Israel
  • Italy
  • Jamaica
  • Japan
  • Kazakhstan
  • Korea
  • Kyrgyzstan
  • Latvia
  • Lithuania
  • Luxembourg
  • Malta
  • Mexico
  • Moldova
  • Morocco
  • Netherlands
  • New Zealand
  • Norway
  • Pakistan
  • Philippines
  • Poland
  • Portugal
  • Romania
  • Russia
  • Slovak Republic
  • Slovenia
  • South Africa
  • Spain
  • Sri Lanka
  • Sweden
  • Switzerland
  • Tajikistan
  • Thailand
  • Trinidad
  • Tunisia
  • Turkey
  • Turkmenistan
  • Ukraine
  • Venezuela
  • United Kingdom
  • Uzbekistan

When And Where to Submit Your W-8

No one submits their W-8 or W-8BENEs directly to the IRS. Instead, you send them back to the institution that requested it. They will then be used by the institution to decide whether to let you open an account, how to treat and tax US investment income paid to your account and whether your account is reportable under US anti-tax evasion regulations.

What’s The Difference Between W-8 And W-9 Forms?

Just to add in another issue, there’s also a W-9 form. Thankfully, it’s easy to differentiate the two.

W-8 forms are for non-residents of the US only. That includes international students, who will need to file a W-8BEN where necessary.

W-9 forms are for citizens and residents of the US. So if you’re a US resident for tax purposes, then you’ll need to provide a W-9.

How Long is a W-8BEN Valid For?

It does depend (sorry).

Provided none of the details on the form change, your W-8BEN will be valid for three calendar years from the end of the year in which you sign it. So, if you completed the form on the 28th of March 2024, it will be valid until the 31st of December 2027.

There is another quirk of the system, but it shouldn’t affect you. Your financial institution is collecting these W-8s to document your tax status under two different “chapters” of the US Internal Revenue Code – Chapter 3 and Chapter 4. The quirk is that if your financial institution is only collecting the W-8 solely to document your Chapter 4 status, then the form is valid indefinitely or until you have a change in circumstances. The three-year validity rule only applies if you’re expecting to receive US investment income into your account, so the financial institution needs to know your Chapter 3 status too.

What’s The Difference Between a W-8BEN and a W-8BENE?

There are a few differences between the W-8BEN and the W-8BENE. The main one is that the W-8BENE is the form for ‘entities’, meaning any type of business or other type of institution that has more than one owner. That could be a corporation, certain types of partnership or trust, exempt entity, public and private foundations, international organisations and even foreign governments.

The default US tax rate for income received by foreign businesses is 30%, but this form will allow the business to receive a tax treaty reduction if it’s applicable and if it’s properly claimed on the form. In particular, the entity has to make a certification on the form to show that it meets what is called the limitation on benefits test.

The W-8BEN on the other hand, applies to income paid to individuals. So while the outcome is similar, the forms are aimed at different categories of people and types of account holders.

We went over these differences in more detail here.

What Happens If I Fill in the Form Incorrectly?

There are estimated to be around 900 million W-8s in circulation and about 30% are completed incorrectly in Europe. That failure rate rises to about 70% in Asia. That’s because it’s an American tax form, it’s not simple and it’s not written in plain English. Differences in language, culture and levels of understanding can affect whether you understand what you’re signing.

The big thing to recognise is that the form is signed under penalty of perjury. This means that if you fill the form in incorrectly, whether that’s deliberate or accidental, and your financial institution taxes your US income at the wrong rate, you’re the one on the hook for liability, not them.

In the end, most financial institutions are very conservative. If there is any doubt, they will tax at the maximum rate of 30%. That means that you may be over-taxed through no fault of your own. In such cases, if your financial institution is a qualified intermediary (QI), then you can ask them for a refund because their contractual agreement with the IRS obligates them to do so. If they are not a QI, then you can, in theory, file a claim directly to the IRS for a refund. The process is not simple or quick and you’ll need to ask your financial institution for a form 1042-S to prove that they over-taxed you. Then, if you’re an individual, you can file a claim on a form 1040-NR together with your 1042-S (and other supporting evidence). If you’re filing a reclaim request for an entity that was over-taxed, the form will be an 1120-F.

Who Can Help Me?

Us! At TConsult we have over 20 years’ experience in the financial services industry, particularly dealing with US withholding tax and all that comes with it. Our subject matter experts have detailed knowledge of the governments and financial institutions in over twenty-seven countries, making us perfectly placed to handle your W-8 questions and support you through the process.

We created an online platform for W-8 forms to be used by financial institutions. So, if you work for a financial institution that provides access to the US securities markets, you should get a demonstration of our Investor Self-Declaration (ISD) system. This collects all the required information for a substitute of all the W-8 forms or W-9 and makes sure that you don’t make any mistakes.

If you would like to know more, or if you’re a financial institution struggling with compliance, or you have questions about a W-8, W-8BEN or W-8BENE, just get in touch with one of our experts today.

Articles

Gain deeper insight with articles that give our considered opinion and predictions of where the industry will go next.

3 Big Problems with US Tax Regulations

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Nationality, domicile, residency, citizenship and beneficial ownership

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  • de-pooling data

    非集合式與去集合式 – 有什麼差別,又有什麼問題?

    對於合格中機構(或稱QIs)而言,集合式是美國稅制的一項重要功能,他們應該好好利用。您可以看到,它賦予合格中介機構獨特的能力,將客戶的美國資產匯集在一起,以達到預扣稅和申報的目的。但在某些情況下,他們可能需要將客戶的資產去集合(de-pool),這可能會產生各種問題和技術困難。這就是為什麼您必須知道集合和去集合之間的差別,以及如何運作。   什麼是集合式? 集合式預扣稅通常是指QI可以使用一個或多個綜合帳戶,將多個客戶的資產混合在一起。這可讓交易對手更容易申請預扣稅,而不需要知道相關客戶是誰。以申報為目的的集合僅適用於QI,而NQI只能使用集合方式持有資產以達到預扣稅的目的,但不能用於申報。   集合的意義何在? 集合的好處是,使用此方法時,QI不需要像NQI那樣,為每位直接客戶製作1042-S表單的收款人副本。但即使是QI,在向IRS申報時,也有某些類型的客戶不能與其他客戶匯集在一起。您不能集合式申報的主要客戶類別是任何提交W-8IMY的客戶。 舉例來說,如果您有100位客戶,其中有80位客戶給您W-8BEN或W-8BEN-E,那麼您在依據所得類型和稅率進行申報時,就可以將這些客戶集合在一起。這80位客戶會一併申報,不會向IRS或其他任何人透露個別身分。其餘20位給您的是W-8IMY。這表示您不能以任何方式將他們匯集在一起,而且您必須以單獨的1042-S向IRS申報每一個人。它們被歸類為「非集合(non-pooled)」,因此IRS知道您在每個案件中支付給誰。   很好,所以問題出在哪裡? 上面的例子非常簡單直接,但我們都知道,在稅務世界裡,事情並非簡單直接。因此,讓我們來看另一種情境。 您仍然有100位客戶,但他們都是直接的個人或實體。是的,您可以像以前一樣把他們集合起來預扣,也可以把他們集合起來報告,所以IRS應該不曾發現您的客戶是誰。但如果您對其中任何一位客戶課徵30%的稅額,而他們認為自己應該獲得退稅,您就會遇到問題。如果您不願意或不能夠使用任何QI退稅程序,那麼客戶可以而且可能會向您提出正式請求,要求收到特定給他們的1042-S收款人副本。問題是,您已經將該客戶的所得和預扣稅納入了向IRS提交的集合報告中。也可能發生如果您收到附有協定申請的W-8,但您沒有足夠的驗證流程,結果您以30%課稅卻誤以為這是正確的稅率。 這給您帶來一個問題。根據您簽署的QI協議,第8.02(P)條規定您必須滿足客戶對收款人副本的請求。為此,您需要取得原始申報文件並從集合式報告中取出總所得和預扣稅,以便為您的客戶建立僅包含他們的總額收款人副本。也稱為去集合化。但一旦您完成此操作,就會出現另一個問題 – 您原來的集合式1042-S報告現在不準確了,因為它之前全部都是集合式。因此,要解決此問題,您必須透過FIRE入口網站向IRS申報另一份1042-S提交文件和修訂後的1042-S。這將顯示更新後的集合值(已減去收款人副本的金額),加上根據客戶請求產生的去集合式1042-S。這些表格的總和仍必須與您交易對手支付的總金額相符。現在您已向IRS提交了修訂後的提交資料,您可以向您的客戶發出收款人副本。   還不止這些… 雖然這一切已經夠煩人,但這還不是故事的結局! 您的客戶現在使用您建立的收款人1042-S作為超額預扣稅的證據,直接向IRS 提出請求。這可以透過個人的1040-NR表單和實體的1120-F表單輕鬆完成。只要能連接各線索點,國稅局就會支付請求。 […]Read more

  • 誰想成為責任長官?

    究竟什麼是責任長官? 線索其實就在名稱裡。是公司的「長官」(通常是董事),且他們必須「負責」。 當然,這不能說明什麼,不是嗎? 當談到FATCA和QI法規時,QI和FFI協議已清楚界定這些人員的職責,法規本身也有直接引用。 重要的是要記住這不是遊戲。這些都是具有法律約束力的合約義務,貴公司必須對其負責,而您作為指定的責任長官(Responsible Officer,簡稱RO),是貴公司指定代表公司承擔這些義務的人。 這兩個框架也是反逃稅法規的一部份,所以您不能將這些推給下一層人員。QI和FFI協議規定公司有義務指派RO,這些協議也定義了應報告的違規事項,根據我們的經驗,這些事項通常是重大缺失和違約事件。所以問題來了,您是擔任這個角色的適當人選嗎?   授權(authority)的重要性 令人驚訝的是,許多金融公司並未掌握責任長官這個職位的重要性,而更令人驚訝的是,我們遇過的許多責任長官實際上並不符合責任的標準。因此,讓我們來回顧一下。 責任長官的標準被描述為擁有「足夠權限」執行組織合約條款的人。這不能委託給其他人的另一個原因,也是為什麼責任長官通常是董事,或至少是部門主管。但這裡有一個問題,那就是大多數金融公司在某種程度上都是各自為政。他們的管理結構只會在組織的最高層會面,說得直白一點,最高層的人可能知道大局,但他們對營運層面上發生的事情知之甚少。執行層級的人員也是各自為政,這意味著他們通常知道自己部門發生了什麼事,但可能不瞭解為什麼要求他們做某事,而且對具體的QI或FATCA法規知之甚少或完全不瞭解。他們對企業其他地方的情況也了解有限,當然也沒有權限! IRS對此的解決方案不是根本解決問題 – 而是在合約中讓責任長官承擔責任。 例如,在QI合約中,營運週期包含4個部份: 記錄帳戶持有人 – 這影響到客戶開戶、年度帳戶審查和KYC。 預扣稅款 – […]Read more

  • CRS

    臺灣與香港共同申報準則(CRS)申報及盡職審查:常見缺失與問題

    介紹 為與國際稅務透明度標準接軌,阻止納稅人參與國際逃稅,臺灣於 2019 年開始實施OECD共同申報及盡職審查準則 (CRS)。根據臺灣 CRS,又稱臺版肥咖條款,臺灣金融機構自 2020 年起必須進行 CRS 申報,而財政部(MoF)國稅局 (NTB)自 2022 年起對這些機構進行年度審查。 臺灣CRS實施情形 臺灣在實施 CRS 面臨諸多挑戰。現在主要的挑戰包括準確識別和申報非居民客戶的金融帳戶,以及對財政部國稅局而 言,確保金融機構遵守 CRS 法規。為應對這些挑戰,臺灣金融機構需要建立有效的內部控制程式,以確保資訊的準確 […]Read more

  • 美國證券稅收制度對台灣金融機構的影響-不像看起來的那麼簡單

    The first in a series of articles designed to help financial firms in Taiwan understand the pitfalls and opportunities of trading in US securities or derivative financial products.Read more

  • 究竟什麼是修訂申報?

    現在已經是五月下旬了,這意味著您應該已經使用IRS的電子資訊申報(Filing Information Returns Electronically, FIRE)入口網站提交了原始的1042-S資訊申報表。您可能會拍拍自己的後背,翹起二郎腿,認為今年的任務已經完成。 嗯,不一定。 有些投資工具可以在美國納稅年度結束(12月31日)後改變分配所得的分類。美國共同基金和圖動產投資信託(又稱REITs)就是兩個很好的例子。這些投資工具通常會告知支付鏈的頂端。例如,它們可能會說,去年原本被歸類為股利的分配,現在被重新分類為資本收益。這不僅令人討厭,而且還意味著一些在支付鏈下游創建的1042-S表格(然後發放給IRS和收款人)現在是錯誤的。 現在怎麼辦? 重分類有什麼影響? 如果發生這種情況(且確實發生了),那麼您需要採取一些措施。因為現在,如果您是一名 QI,那麼您的集合申報(pooled reporting)可能不再正確。總金額不會有任何變化,但與付款相關的所得代碼(也許還有稅率)會發生變化。例如,您原來的30%股利集合(所得代碼 6)可能需要減少,而您的資本收益集合(所得代碼 37)可能需要增加。如果您一開始就沒有代碼37的集合,那麼您可能會因為現在申報的新集合而被處以逾期申報罰款,因為它不在最初的申報中。 如果您的申報是集合式,那麼只有集合應該被影響。如果您因為客戶是金融機構或穿透實體(flow-through entity),或者因為揭露式NQI向您揭露了間接收款人,而不得不簽發收款人副本,那麼其中一些收款人副本現在可能也出錯。 您可能還會發現,有些客戶投資了不止一種重分類其所得的工具,而您不太可能同時發現這些情況。如果是這種情況,您可能需要提交多份修訂檔。1042-S的頂端(以及IRS檔案的檔案規格)允許您在提交多份修訂時詳細說明提交的修訂數量。這可能會引起混淆,這也是許多公司等待並只提交一套修訂檔的原因之一。但不要忘記,如果您延遲申報,您的交易對手可能會受到影響,如果他們的下游客戶需要知道的話。在這個例子中,股利可能被徵收30%或15%的稅,但資本收益不被課稅。因此,如果您因這種重分類而修改報稅表,您需要記住,您可能會通過1042報稅表要求IRS退稅,以平衡帳目。 如果我揭露了客戶資訊該怎麼辦? 如果您是揭露式NQI,好消息是您不必擔心。揭露行為會將任何報告義務(包括修訂)賦予您的交易對手,而交易對手通常是一家QI。他們應直接收集並向您的客戶發送修改內容,或者如果您與他們有商議過,則應將修改內容轉發給您。 然而,如果您是非揭露式NQI,那麼您所承擔的義務與QI幾乎相同,但沒有可以集合申報的好處。這意味著您需要花時間找出哪些特定客戶收到了所得,向國稅局提交修訂檔,並簽發新的收款人副本。這可能是一項非常繁重的工作。 […]Read more

  • Exposure map report

    曝險地圖 – 什麼是曝險地圖以及為什麼您需要一份

    身為金融機構,您面臨許多挑戰。遵守IRS要求的法規以及您的身份所要求的任何法規可能只是其中之一,但卻是最重要的一項。因此,如果您不確定您所承受的風險,或您是否做正確的事,那麼您可能需要一些協助。這就是我們的曝險地圖報告起作用的地方。   什麼是曝險地圖報告? 曝險地圖報告(exposure map report,簡稱EMR)是一種監管風險和規劃的工具,用於幫助企業做出更明智的決策。它們是一個非常有用的工具,因為一般的法規,尤其是稅務法規,都非常複雜。您需要做的就是嘗試閱讀它們,就能明白我們的意思!合規並不僅僅是一連串點連結點的線性連結,最後會做出明智的決策。例如,使用EMR的一個常見原因是為了建立NQI公司過渡到QI狀態的利益。 曝險地圖報告是由TConsult團隊設計,以執行兩項主要任務,我們發現我們的客戶在這兩項任務皆遇到了困難。第一部份是描述金融機構在特定法規或一組法規方面當前和/或預期情況。第二,描繪出金融機構的實際或預期情況與法規之間的接觸點。 EMR的主要內容將集中在這兩個領域,但還有第三部份。在此,報告撰寫者將根據事實模式(FACT pattern)解釋發現的任何問題、必要的補救措施以及幫助公司實現其目標的任何建議。 一旦我們交付報告,如果您有任何問題或任何需要釐清的地方,我們也會在EMR後進行ZOOM或Teams視訊通話。您可以在此提出任何問題,以確保您對風險有正確的詮釋,並清楚瞭解接下來應該發生什麼事。   EMR如何運作? 幾乎所有公司的EMR流程都是一樣的。我們首先收集報告主題相關的「事實模式」。讓我們以NQI為例。事實模式可能相當廣泛,因為引用Donald Rumsfeld的話,您不知道您不知道的事,更重要的是,您不知道哪些事實可能與報告相關。所以我們要廣泛地撒網,並從那裡開始琢磨。 對於 NQI -to – QI 曝險地圖報告,我們需要知道: […]Read more

  • 定期審查認證–入門指南

    在我上一篇關於定期審查的文章之後,一些人詢問了有關向IRS提交的認證類型的問題–正是定期審查的結果。在上一篇文章中,我解釋了QI的責任長官必須如何透過獨立顧問(或具有QI稱職能力的內部審計員)進行定期審查,以對其遵守QI協議的情況進行適當監督。所有這些都是QI協議中規定的控制、監管和執行制度的一部份。 每一個QI協議週期為6年,分為兩個「認證期」,每個認證期為3年。每個認證期定義了3年的時間區間,責任長官將選擇其中一年進行定期審查。審查完成後,責任長官需要添加他們所掌握的有關公司合規性的任何資訊。這包含教育訓練記錄、系統審計和業務變更管理程序等–這些都不包括在定期審查中。屆時,您可以決定需要提交哪種類型的認證。 兩種類型的認證 一旦定期審查完成後,您需要向IRS提交一份認證。您可以提交兩種類型的認證: 有效控制認證:這是有效控制的完整認證。它本質上是說「這裡沒有任何問題!」並且所有內容都已經過審查並發現一切正常。 合格認證:如果審查員發現您的組織內存在尚未修復的重大缺失或違約事件,那麼您就需要提交合格認證。我稍後會解釋這兩者的含義。 這兩項認證都是通過IRS QAAMs網站提交和處理。當您提交報告時,您將在方框內打勾,證明您遵守了QI協議的特定部份。 提交事實資訊 在提交認證的同時,您還需要上傳「事實資訊」。這是責任長官必須收集並向IRS報告的一組詳細資料。一旦您收到定期審查報告,他們就需要這樣做,並找出兩種特定類型的問題–重大缺失和違約事件。 這樣做的目的是,如果QI確實採取了有效的控制措施(他們也應該這樣做),那麼他們就會在審查員拿到資料之前發現任何問題並加以解決。雖然完美的合規是理想目標,但我們都是人,都會犯錯。IRS也體認到這一點,機構時常會出現問題。認證期間和定期審查的目的是獨立確保責任長官確實實施了有效的控制措施。 重大缺失與違約事件 在事實資訊報告中,您將需要納入任何重大缺失和違約事件。但只有在定期審查前尚未修復的情況下,它們才會對您提交的認證類型產生影響。因此,如果審查員發現或您向他們揭露了尚未修復的重大缺失或違約事件,那麼您就必須提交「合格認證」。這實質上是告訴IRS您沒有有效的控制措施妥善管理您的合約義務。這可不是什麼好消息。 重大缺失和違約事件都是QI協議中定義的術語。您可能很久沒有讀過這份合約了,所以我們給您一個提示–關於重大缺失,請參閱第10.03(B)條;如果您想梳理其中的內容,請參閱第11.06(A)-(S)條。我們希望每個QI都能在其書面QI合規計劃中納入保護性控制措施(這也是QI協議第10.01條中的規定)。這就回答了「我如何確認這個缺失不會發生,如果發生了,我如何知道?」的問題。 同樣重要的是,重大缺失的定義僅限於「QI的員工或長官為避免或規避QI協議中的義務而蓄意採取的行為」。在大多數情況下,這是一個相當高的標準–責任長官除外,因為他們應該對協議瞭若指掌。 如果您提交合格認證會發生什麼事? 如果您確實需要提交合格認證,您需要向IRS提供一份補救計劃,詳細說明您將如何以及何時解決問題,同時提供一份您作為責任長官將解決問題的證明。 IRS將審查您的計劃,並且他們可能會立即同意您的計劃。他們可能會提出修改建議,甚至要求您制定不同的計劃。或者,他們可能會堅持對您的補救措施進行一些監管。顯然,IRS希望每個人都能遵守規定,如果您願意糾正問題,IRS會與您合作。但要注意。曾有QIs因不合規而被取消QI資格的案例,這通常是在定期審查和QI認證過程中發現的。 這裡的課題很簡單。透過定期審查提交的認證非常重要,並且可能對貴公司在美國監管機關的地位產生重大影響。這就是為什麼瞭解該系統如何運作,並檢查您的合規計劃實際上是否與您希望的一樣好是如此重要。 在TConsult,我們支援金融機構的法令遵循與合規性,包括QIs。我們可以作為獨立審查員進行定期審查、提交認證,並根據我們對法規的詳細瞭解提供指導和意見。如果您在定期審查或認證方面遇到困難並希望獲得支援,請聯繫我們,我們的專家將很樂意為您提供協助。Read more

  • 定期審查-對QI不可或缺的監管

    我只知道,當您們看到這個標題時,很多人都會痛苦呻吟,並將頭埋入手中。我每天都在和QIs打交道,他們告訴我定期審查是一件多麼令人頭疼的事情,要做好又是多麼具有挑戰性。我想,有不少人都希望不要再處理這些了! 但不管您是否喜歡,如果您在一家涉足美國資本市場的金融機構工作,那麼您的公司完全有可能與美國國稅局簽訂協議,成為QI或稱合格中介機構。這意味著您必須進行定期審查。 QIs與您們的義務 如果您是一家QI,您將簽署一份QI協議。這份長達205頁的文件概述了您作為QI的所有義務,以及美國稅收法第3章和第4章規定的監管義務。以防您實際上沒有閱讀該文件的全部內容,其中大部份義務都與稅務業務、記錄客戶、預扣稅款並向美國財政部繳納稅款以及向美國國稅局報告有關。 然而,合約中還有一個治理部分。許多公司要麼認為這部份並不重要,要麼沒有足夠重視,而這可能會成為他們的禍根。因此,為了讓大家更好地理解,QI協議中的監管內容有: 控制 監管 執行 涵蓋的內容很多,所以今天我們只談第二點–監管。 如果您簽署了一份長達205頁的合約,您就會希望合約中會有一些條款,規定您如何確保簽約方履行他們的義務–以及他們如何知道您履行了您的義務。IRS是使用QI每三年必須進行一次認證的系統來實現這一點。由於QI合約為期6年,因此每個QI在合約期內需要進行兩次認證。每次認證之前都會進行定期審查。 誰進行定期審查? 安排定期審查是責任長官(Responsible Officer)的工作之一。這是您機構中負責監督QI流程的人員,也是身為QI必須履行的控制義務。由於QI義務非常廣泛且複雜,責任長官在做出任何認證之前必須做兩件事: 簽訂合約並監督定期審查 確保您(QI)擁有有效的內部控制 這代表他們必須指派專業人員進行定期審查。IRS對於誰可以進行定期審查有兩項規定。 審查人員必須獨立:QI協議規定,審查人員必須有足夠的獨立性來進行審查,不能審查自己的工作或同一「公司」內其他任何人的工作。因此,如果您讓顧問幫助您進行QI申請或合規計劃,那麼IRS認為他們不是獨立的,不能擔任您的審查人員。我們經常使用我們的Tax Compliance Toolkit平台進行定期審查。 審查人員必須稱職:審查人員需要對QI的帳戶進行測試,以確保他們正確記錄客戶,並確保文檔是有效的、正確地預扣稅款並在FATCA和QI中正確地申報。大多數金融機構的內部審計團隊都很難做到這一點,因為他們往往沒有足夠的美國預扣稅合規知識或經驗。因此,大多數QI需要使用外部審計人員(auditor)或第三方顧問(例如我們)。 […]Read more

  • multiple withholding agents

    多重扣繳義務人規則及其對您的意義

    最近我們遇到一個相當有趣的情況。一家非合格中介機構(或稱NQI)與我們接洽,聲稱他們沒有申報義務,因為他們的上游交易對手已經申報了他們收到的款項。所以他們的印象是他們不需要申報1042-S或1042表單。 現在,有些是真的,有些則不是。因此,我們想花點時間澄清一下。   什麼是多重扣繳義務人規則? 多重扣繳義務人規則說的是,如果其他扣繳義務人正確扣繳,並將款項申報給與另一個有相同收款人的扣繳義務人,那麼另一個扣繳義務人就不必申報其所得或扣繳稅款。國稅局的具體措辭是: 「只有在其他扣繳義務人申報了相同的金額給相同的收款人,且另一個扣繳義務人已正確扣繳的情況下,扣繳義務人才無需申報1042-S表單。」 這個規則中需要注意的關鍵部份是「同一收款人」一詞。這全部與揭露有關。如果NQI已向QI揭露其客戶,則QI將直接向IRS申報每位最終受益人(beneficial owner),並向最終受益人發出收款人副本。這表示QI已經執行預扣稅,同時也以NQI在沒有揭露客戶的情況下會採用的相同方式申報收款人。因此,NQI對於已揭露的收款人沒有申報義務,如果所有收款人都已揭露,則沒有1042報稅義務。   那麼什麼是例外情況? 對於不揭露其客戶的NQI(也稱為非揭露式 ND-NQI),情況則有所不同。IRS在撰寫法規時,假設所有NQI都會向QI或美國扣繳義務人(US Withholding Agent, USWA)揭露其客戶,但實際情況並非如此簡單。大多數NQIs基於以下三個原因中的一個或多個原因不揭露客戶 – 因為沒有租稅協定優惠、他們擔心揭露可能會違反當地的資料保護法,或者他們只是不想將客戶名單提供給潛在競爭對手! 如果客戶不會(或沒有)申請租稅協定優惠,也不會有稅務上的好處。在這種情況下,無論NQI揭露與否,稅率都是30%,而且不適用多重扣繳義務人規則。這表示ND-NQI應依據收到的所得類型與涉及的交易對手,分別申報每位最終受益人。在這裡,交易對手不能申報同一個收款人,因為NQI沒有向交易對手揭露必要的資訊,所以該規則不適用。這就是1042-S申報代碼包含「未知收款人(unknown)」作為選項的原因。當使用此代碼時,交易對手向未揭露資訊的NQI提交的1042-S會顯示ND-NQI為中介機構(intermediary),而收款人為「unknown」。 當然,這會造成一些困惑。在一個案例中,我們聽說有一家NQI聲稱其交易對手已申報了相同的收件人 – […]Read more

Ross McGill

Ross is the founder and chairman of TConsult. He has spent over 26 years working in the withholding tax landscape with companies developing tax reclaim software and operating outsource tax reclamation services.

Ross not only sees the big picture but is also incredibly detail oriented. He can make even the most complex issues simple to understand. He has authored 10 books (including two second editions) on various aspects of tax, technology, and regulation in financial services, making him one of the leading authorities in the world of tax.